Оренда відповідного конференц-залу має велике значення для заходу, який ми організовуємо. Сама кімната може зробити зустріч успішною, тому дуже важливо відповідально підійти до її вибору. Оренда конференц залу у Львові – проста задача, якщо ви знаєте, на що звернути увагу під час організації події.
Як має бути обладнаний конференц-зал?
Вибираючи приміщення, переконайтесь, що воно відповідає типу події та запланованій кількості учасників. Наприклад, якщо ми резервуємо величезну кімнату для десятка людей, гості подумають, що половина запрошених гостей не з’явилася. Також варто звернути увагу на функціональність і комфорт, які пропонує обраний нами конференц-зал.
Зверніть увагу на:
-
Меблі
Якщо кімната буде місцем лекцій чи презентацій, достатньо буде обладнати її лише стільцями, зверненими до оратора. Театральна система дозволяє максимально використовувати наявний простір. Однак якщо ви організовуєте навчання чи семінари, шкільна система може бути більш доречною.
Можна додати стіл до будь-якого місця для сидіння – це буде дуже корисним для гостей, які пишуть замітки чи користуються ноутбуком. Варто обмежити обладнання в кімнаті, щоб у ній залишалися лише ті предмети, які відповідають чітко визначеним завданням. Також зменште до мінімуму кількість прикрас, оскільки вони можуть не тільки займати зайвий простір, але й відволікати учасників зустрічі.
-
Освітлення
Окрім столів і стільців, правильне освітлення інтер’єру також є ключовим для комфорту гостей. За можливістю спробуйте вибрати приміщення з природним освітленням: у ньому повинні бути великі та правильно розташовані вікна. Бажано, щоб конференц-зал був обладнаний жалюзі чи ролетами. Вони не тільки забезпечують тінь у сонячні дні, але й затемняють приміщення під час кінопроекції чи мультимедійної презентації.
-
Додаткове обладнання
Ще одним важливим моментом стане вибір обладнання для конференцій. Визначтесь, чи потрібен вам проектор, фліпчарт, професійна звукова система чи спеціальна дошка – обладнання повинне відповідати характеру зустрічі. Учасникам також може знадобитися доступ до бездротової мережі та інші зручності.
Пам’ятайте про технічну підтримку. Несподівана проблема з Wi-Fi чи електронним обладнанням може мати величезний вплив на безперебійне проведення події. Тому завчасно переконайтеся, що поруч буде досвідчений працівник, який зможе виправити будь-які дефекти, – це має велике значення.
Також подбайте про розміщення учасників, якщо плануєте лекції чи семінари, що триватимуть протягом декількох днів. У цьому випадку найкраще вибирати місця, які крім навчальних кімнат пропонують також розміщення в готелі й харчування для гостей. Якщо у вас немає можливості розмістити учасників у тій же будівлі, де відбувається зустріч, то спробуйте вибрати готель, розташований якнайближче до залу.
Врахуйте наші рекомендації, щоб бездоганно організувати вашу подію. Бажаємо успіхів!