Успех мероприятия зависит не только от профессионального модератора, но и от места проведения. Часто для привлечения новых партнеров бизнесмены устраивают презентации, IT-организации представляют новинки в мире технологий, или профессора проводят научные тренинги — для любого вида мероприятия нужно найти правильное, удобное и подходящее место. В столице Украины находится множество бизнес и научных учреждений, туристических фирм, IT-компаний, поэтому концеренц-залы Киева нарасхват. Но при выборе правильного места нужно учитывать много нюансов, чтобы мероприятие прошло на самом высшем уровне.
Масштаб мероприятия
При организации конференций нужно брать во внимание количество человек, которые планируют участвовать. На каждого человека должно быть выделено 4,5 м3 пространства. Таким образом организатор подсчитывает величину необходимого помещения и отсеивает слишком маленький и слишком большие варианты. При планировании учитывайте места под сцену и другие неровности. Слишком большое количество людей в маленьком помещении не способствует нормальную циркуляцию воздуха, что приводит к плохому самочувствию участников мероприятия.
Время и место
Время проведения мероприятия нужно определить заранее, чтобы оповестить участников и арендовать лучшее помещение. При планировании конференции на будний день, учитывайте загруженность дорог города и возможность добраться как на местном транспорте, так и на собственном. В выходные дни транспортные развязки города не так загружены. Убедитесь, что возле помещения есть места для паркинга. Место должно иметь оптимальное расположение и хорошую транспортную развязку. Если конференция планируется больше, чем на 1 день, нужно искать зал рядом с отелем, для комфортного проживания гостей.
Оборудование
Конференц-залы нужно искать в зависимости от технических запросов мероприятия. Нужно заранее определиться с оборудованием, нужным для конференции:
- Телевизор или проектор.
- Микрофоны.
- Доска.
- Дополнительные розетки.
- Удобные кресла и столы.
- Сильный сигнал Wi-Fi.
Последний пункт в наше время очень важен. Слабый сигнал интернета может нарушить множество планов, поэтому его нужно протестировать заранее.
Удобства
Комфортность на мероприятии очень важна, ведь сырое и холодное помещение, плохое качество аппаратуры и тихий звук никак не способствуют привлечению клиентов или новых сотрудников. Важными являются:
- Перерыв на кофе/перекус/ланч.
- Чистая туалетная комната.
- Наличие места для отдыха в перерывах.
- Хорошее освещение и звук.
- Теплота зимой и прохладность помещения летом.
Неопрятная туалетная комната может оставить негативное впечатление гостей мероприятия. Нужно акцентировать администратору зала на чистоте зеркал, работающем освещении и наличием нужных гигиенических товаров. Рассчитывая время продолжительности мероприятия, нужно правильно распределить перерывы, чтобы участники смогли поесть, выпить кофе или посетить туалетную комнату. Место для кофе-брейка должно быть просторным и удобным с комфортными пуфами или диванчиками. В зимнюю пору года люди не должны мёрзнуть, а в жаркую пору потеть. Убедитесь в исправности кондиционеров и обогревателей.